辦公室主任工作內(nèi)容

辦公室內(nèi)部管理工作

一、 人員管理工作

a. 與新增加人員進(jìn)行談話，讓其了解公司對(duì)他們的的要求和達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速成長(zhǎng)。（例如：1、讓他在周例會(huì)或月例會(huì)上做自我介紹，讓大家都認(rèn)識(shí)他，同時(shí)對(duì)他的加入表示歡迎2、按排生活起居，安排工位等事宜3、跟進(jìn)師傅了解其表現(xiàn)情況，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)幫助其解決4、及時(shí)組織相應(yīng)的轉(zhuǎn)正、獨(dú)立考試）。

b. 關(guān)注員工思想情況，采取不同方式多關(guān)心員工，如思想壓力過(guò)大或是有特殊情況者，要及時(shí)將情況反饋給辦事處經(jīng)理或是總公司，及時(shí)談話溝通，了解情況，幫助解決問(wèn)題。

c. 關(guān)注員工工作表現(xiàn)狀態(tài)，通過(guò)產(chǎn)值、萬(wàn)元成本情況分析員工目前狀態(tài)，及時(shí)地給于指導(dǎo)和幫助。對(duì)于持續(xù)產(chǎn)值較低，成本較高的員工，要及時(shí)與辦事處經(jīng)理溝通，調(diào)整工作方向，不能因持續(xù)低產(chǎn)值而影響員工積極性。

d. 關(guān)注員工成長(zhǎng)，要定期跟進(jìn)員工學(xué)習(xí)進(jìn)步情況，并及時(shí)進(jìn)行談話溝通，自己能幫助解決的問(wèn)題及時(shí)幫助解決，自己不能幫助解決的情況要積極將情況反饋給辦事處經(jīng)理或是總公司。針對(duì)新員工不同階段的學(xué)習(xí)、考核要積極、主動(dòng)地進(jìn)行組織和跟進(jìn)。 e. 了解員工的心聲，了解員工的需求，更好的為一線人員服務(wù)。 f. 及時(shí)更新人員檔案，掌握人員資料。整理員工照片、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證及學(xué)位證復(fù)印件等資料，健全檔案。

a．認(rèn)真核對(duì)票據(jù)，注意核對(duì)時(shí)間、金額與票據(jù)是否一致。 b．于每月28日前將財(cái)務(wù)報(bào)表發(fā)至財(cái)務(wù)部郵箱。（與主管會(huì)計(jì)聯(lián)系）報(bào)表包括內(nèi)容：1、現(xiàn)金、銀行 2、當(dāng)月費(fèi)用3、收支計(jì)劃 4、產(chǎn)值表、5、應(yīng)收賬款 6、現(xiàn)金流水賬，準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，真實(shí)的反應(yīng)當(dāng)月成本費(fèi)用。

c．定期給辦事處經(jīng)理提供可靠的數(shù)據(jù)，幫助分析辦事處成本及

個(gè)人成本原因，并提出改進(jìn)意見。

d．關(guān)注開票、回款情況， 每月10-15日及時(shí)給工程主管及工作站負(fù)責(zé)人打電話溝通，確定本月需開票與回款的項(xiàng)目，及時(shí)按排月底開票事宜，確定下月回款計(jì)劃，對(duì)于未回款項(xiàng)目要了解原因，及時(shí)溝通，確保款項(xiàng)順利到賬。

e．每月底與經(jīng)理溝通，確定下月費(fèi)用計(jì)劃，與財(cái)務(wù)溝通及時(shí)撥款。 f．準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)人員借款，還款是要提供收據(jù)，沖賬是要標(biāo)注，做到處處有痕跡，有據(jù)可查。

g．每天盤庫(kù)現(xiàn)金賬，做好每天流水賬的登記。

h．對(duì)于外出設(shè)計(jì)員不能及時(shí)報(bào)賬，要督促設(shè)計(jì)員在每月25日前將票據(jù)寄回辦事處，盡量做到當(dāng)月成本當(dāng)月統(tǒng)計(jì)，增強(qiáng)當(dāng)月成本分析的準(zhǔn)確性。

i. 每月26日前督促設(shè)計(jì)員填寫流程卡，及時(shí)上報(bào)當(dāng)月產(chǎn)值，做好產(chǎn)值統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確計(jì)算工資。

a. 出版人員管理工作。

接到出版任務(wù)時(shí)，合理安排時(shí)間、人員，分配工作量，有組織的完成出版任務(wù)。

b.針對(duì)工作出現(xiàn)的問(wèn)題，如：怠慢、懶散、不認(rèn)真、細(xì)致、沒(méi)有服務(wù)意識(shí)等情況，要及時(shí)指出并加以糾正。

c.在畫圖、出版任務(wù)較少的情況下，及時(shí)與設(shè)計(jì)處長(zhǎng)聯(lián)系，是否有

可以幫忙畫的圖紙，減少設(shè)計(jì)人員工作量。

d.做好出版用紙登記、流程卡發(fā)放登記及設(shè)計(jì)出版登記。

e.做好出版設(shè)備的定期維護(hù)和保養(yǎng)工作，針對(duì)出版設(shè)備出現(xiàn)的簡(jiǎn)單問(wèn)題要能加以維修，使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不影響出版進(jìn)度。

f.要加強(qiáng)大家的成本意識(shí)工作，如：半廢紙的二次利用等。

四、內(nèi)勤日常管理工作

a. 不定期瀏覽當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)廳網(wǎng)站或通信管理局網(wǎng)站，做好每年職稱考試報(bào)名、職稱評(píng)定及外省企業(yè)的備案工作。

b. 及時(shí)收集上報(bào)總公司轉(zhuǎn)正員工的社保資料并積極組織簽訂勞動(dòng)合同。

c. 幫助完善全公司人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)人員資料的收集工作。 每月月底前上報(bào)優(yōu)秀員工電子版照片。

d. 每周盡可能組織召開好本周周例會(huì)，召開前要準(zhǔn)分準(zhǔn) 備會(huì)議內(nèi)容（要與經(jīng)理溝通）。

e. 配合經(jīng)理、市場(chǎng)部每周五提前做好周報(bào)報(bào)表，更新本周開票、

回款數(shù)據(jù)，給經(jīng)理建議辦事處下周的主要工作情況，供經(jīng)理參考。

f. 每月必須組織召開一次辦事處月例會(huì)。要求:會(huì)議要有簡(jiǎn)單流程、主持人，做好會(huì)前準(zhǔn)備，以保證會(huì)議的效果，并將會(huì)議紀(jì) 要及時(shí)上傳OA。

g． 組織學(xué)習(xí)總公司下發(fā)的各種規(guī)定文件。

h. 做好每月月例會(huì)資料，及時(shí)更新OA。要求：月底徹底更新，尤

其是及時(shí)更新花名冊(cè)，新員工跟進(jìn)表等，員工休息統(tǒng)計(jì)表等。 i． 每季度可能條件下組織員工集體活動(dòng)，要做好組織籌劃，并

及時(shí)將活動(dòng)寫成稿件交綜合部審核后上傳OA公司新聞，豐富員工活動(dòng)。

j. 做好員工請(qǐng)銷假登記，嚴(yán)格按公司文件制度，需要上級(jí)批準(zhǔn)的

要及時(shí)將請(qǐng)假條（公司制式）發(fā)至綜合部郵箱，及時(shí)請(qǐng)示，上班后及時(shí)銷假。

k. 配合總公司五大部門工作，做好其他各種日常行政突發(fā)工作處

理，做好經(jīng)理助手。

L．每月整理項(xiàng)目審計(jì)表，核對(duì)發(fā)票金額。

m．及時(shí)更新員工通訊錄。

n. 要求、督促、統(tǒng)計(jì)自審設(shè)計(jì)的審核結(jié)論，每套設(shè)計(jì)根據(jù)審核結(jié)

論修改后方可出版，以提高本辦事處設(shè)計(jì)質(zhì)量。

o. 每周收集設(shè)計(jì)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表及電子存檔，及時(shí)反饋給總工辦。 p. 每月組織學(xué)習(xí)2次以上，若辦事處設(shè)計(jì)人員少，可在工作站督

促他們共同學(xué)習(xí)。

q. 認(rèn)真、完整的統(tǒng)計(jì)處每月培訓(xùn)內(nèi)容、課時(shí)及對(duì)外交流的內(nèi)容，

應(yīng)與公司內(nèi)聘工程師考核表中每月所填的培訓(xùn)、交流內(nèi)容保持一致。

r. 對(duì)試用期、實(shí)習(xí)期設(shè)計(jì)人員嚴(yán)格執(zhí)行筆試、宣講考核流程。 s. 瀏覽知識(shí)管理平臺(tái)，可將有助于設(shè)計(jì)人員的文章下載發(fā)于他們

學(xué)習(xí)，調(diào)動(dòng)本單位人員上知識(shí)管理平臺(tái)的積極性，可在周例會(huì)等會(huì)議上共同上知識(shí)管理平臺(tái)瀏覽。

t. 協(xié)助經(jīng)理做好招標(biāo)資料。

五、 后勤管理工作

a. 組織出版室人員服務(wù)好一線的工作人員。幫助設(shè)計(jì)人員整理宿舍衛(wèi)生，清洗被罩、床單等床上用品，讓辛苦在一線的設(shè)計(jì)人員，能感覺(jué)到家的溫暖。

b. 管理伙食方面。根據(jù)季節(jié)的差異，定時(shí)與炊事員商議伙食的花樣、口味、營(yíng)養(yǎng)搭配等，能用低的成本，做出營(yíng)養(yǎng)搭配最好的飯菜。

c. 做好后勤保障，及時(shí)購(gòu)買辦公用品及宿舍用品，合理分發(fā)，登記。做好房水電等各項(xiàng)工作并及時(shí)繳納相關(guān)費(fèi)用，發(fā)現(xiàn)辦公室或者宿舍需要維修的地方要及時(shí)處理，消除隱患。

d. 司機(jī)的管理、教育工作。每月統(tǒng)計(jì)行駛車程，統(tǒng)計(jì)當(dāng)月車輛費(fèi)，了解車的保養(yǎng)和維修工作，提醒司機(jī)要愛(ài)車、護(hù)車、安全駕駛，節(jié)約成本等。

e. 關(guān)心員工、服務(wù)員工，如：遇到人員加班情況，要提前準(zhǔn)備好加班食品，組織人員做好服務(wù)工作。

六、 內(nèi)外部協(xié)調(diào)工作

1. 內(nèi)部協(xié)調(diào)工作

a.經(jīng)理與員工之間的協(xié)調(diào)，起到上傳下達(dá)的作用。

b員工與員工之間的協(xié)調(diào)，起到鏈接的作用。

c不同崗位之間的協(xié)調(diào)（設(shè)計(jì)員與出版員之間），起到橋梁的作用。

2. 外部協(xié)調(diào)工作

a. 對(duì)總公司各個(gè)部門協(xié)調(diào)（如：協(xié)助市場(chǎng)部回款工作等）。 b. 對(duì)稅務(wù)局、銀行及耗材采購(gòu)供應(yīng)商的協(xié)調(diào)。

c. 對(duì)建設(shè)單位人員的配合工作.給公司員工強(qiáng)調(diào)對(duì)客戶的服務(wù)意識(shí)，服務(wù)決定市場(chǎng)，與建設(shè)單位相關(guān)人員建立朋友關(guān)系，搞好服務(wù)。

重點(diǎn)時(shí)間安排：

每周6協(xié)助經(jīng)理上報(bào)周報(bào)表給綜合部

每周6收集設(shè)計(jì)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表給總工辦

每月5日 發(fā)上月工資

每月20-25日 各地市開票

每月25日 收集全員票據(jù)，審核、簽字、報(bào)賬。 每月26日 收集流程卡，統(tǒng)計(jì)產(chǎn)值

每月28日 給財(cái)務(wù)上報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)表

每月月底前 給各部門上報(bào)月例會(huì)資料，更新OA平臺(tái)

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