會議的要素
會議的要素
１、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。
２、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。
３、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實(shí)。
４、財(cái)務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。
會議的種類
1.按規(guī)模分：
特大型（萬人以上）、大型（上千人）、
中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。
2.按性質(zhì)分：
法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、
外事性 、專題性、綜合性。
3、按時間分：
定期和非定期。
4、按出席對象分：
聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會.
5、按召開方式分：
電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會
公司常見會議類型
經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、
股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、業(yè)務(wù)洽談會.新產(chǎn)品新聞發(fā)布會、聯(lián)誼會、表彰會。
會議秘書工作的基本任務(wù)
1、組織的工作
(1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；
(2)根據(jù)議題安排議程、日程；
(3)發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；
(4)對與會人員進(jìn)行編組；
(5)布置會場，安排座次；
(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；
(7)負(fù)責(zé)會議簽到；
(8)會中組織和協(xié)調(diào)；
(9)會場其他組織和管理；
(10)會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的 聯(lián)系和組織)。
(11)會議的結(jié)束收尾工作。
文書工作
(1)會第一文庫網(wǎng)議文書的起草；
(2)會議文書編寫；
(3)會議文書印發(fā)及管理。
3．生活管理工作
(1)與會人員的食宿管理；
(2)會議的財(cái)務(wù)管理；
(3)會議的交通保障；
(4)會議的文化活動；
(5)與會人員的醫(yī)療保健。
4．安全保衛(wèi)工作
(1)會議的保密工作；
(2)會議的警衛(wèi)工作；
(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作
會前準(zhǔn)備工作
1、 確定會議主題與議題
確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。
2.確定會議名稱
會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。
3、確定會議規(guī)模與規(guī)格
確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時 本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。
會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。
4、確定會議時間、會期
會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。
5.確定會議所需用品和設(shè)備
（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。
（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。
6.建立會議組織機(jī)構(gòu)
會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、
接待組、保衛(wèi)組。
7、確定與會人員名單
出席會議和列席會議的'有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。
8、確定會議地點(diǎn)
要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。
9.安排會議議程與日程
會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。
會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。
某公司銷售會議議程表
1、推選銷售部經(jīng)理的人選。
2、年度銷售活動的總結(jié)。
3、有關(guān)銷售問題的發(fā)言。
4、下年度銷售目標(biāo)。
5、銷售人員的招聘和重組。
制發(fā)會議通知
會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、 議題及要求等。
會議通知的種類有書信式和柬帖式。
會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。
會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。
11.制作會議證件
會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。
12.準(zhǔn)備會議文件資料
主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。
13、安排食住行
會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.
會議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。
14會場的布置
① 主席臺
主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。
主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正
中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。
② 場內(nèi)其他人員的座次安排
橫排法。豎排法。左右排列法
會場內(nèi)外的布置：
會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。
會中服務(wù)工作
1、報到及接待工作
（1）與會人員的接送;
（2）會議交通工具的安排;
（3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買;
（4）會議文娛活動的安排和組織;
（5）其他屬于招待方面的工作。
2、組織簽到
（1）秘書人員代簽到。
（2）簿式簽到。
（3）電子計(jì)算機(jī)簽到
檢查會場
（1）. 方式
一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。
（2）．檢查的內(nèi)容
A.文件的材料準(zhǔn)備情況。
B.會場布置情況。
C.會議保衛(wèi)工作情況。
D.其他內(nèi)容
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