海南省檔案信息化建設構想

海南省檔案信息化建設構想

（2005-2010）

一、序言

隨著信息處理技術的不斷發(fā)展以及計算機應用的日益普及和深入，政府機關和企事業(yè)單位信息化進程也不斷加快。作為信息化前沿的檔案部門，已經(jīng)面臨著信息爆炸和技術變革帶來的強大壓力，如何變被動為主動，適應社會發(fā)展的潮流已經(jīng)成為檔案部門不得不考慮的問題。隨著時間的推移，檔案工作者已經(jīng)越來越深刻地認識到，利用新的理念、新的技術、新的方法來管理檔案的重要性，正在探索一條檔案管理現(xiàn)代化的道路，而最大限度地開發(fā)與運用計算機技術已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的最重要的內(nèi)容。

在新的形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃。在“十五”期間，全國檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，在部分中心城市建設示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快推進檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。在《實施綱要》中提到：“十五”末，各省、自治區(qū)、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；依托當?shù)貞�用系統(tǒng)建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數(shù)據(jù)庫創(chuàng)造條件；依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構建全國檔案工作信息網(wǎng)。

根據(jù)國家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設納入了政府電子政務建設的總體規(guī)劃，同時陸續(xù)啟動了大規(guī)模的檔案信息化建設，例如上海、廣東、山東、北京、福建等省市在目錄中心建設、電子文件中心建設、“數(shù)字檔案館”建設、管理自動化等方面都做出了突出成績，取得了良好的效果，樹立了政府形象。

海南省的檔案信息化建設起步并不算晚，但由于缺乏總體規(guī)劃、政策支持、建設資金等各種原因，以至于現(xiàn)在已經(jīng)遠遠落在了其它兄弟省市的后面。為此需要將檔案信息化建設盡快納入全省信息化工作的總體規(guī)劃，與各級政府機關網(wǎng)絡、硬件、應用系統(tǒng)等方面的建設同步、協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案部門也在海南“信息智能島”的戰(zhàn)略目標中占有一席之地，作出自己的貢獻，發(fā)揮檔案作為社會生活中的核心信息的獨特意義、作用和價值。

為落實省委、省政府關于建設“信息智能島”的重大決策，積極配合電子政務建設，實施信息化帶動策略，推動全省檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)《海南省信息化“十一五”規(guī)劃》和《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，結合我省檔案工作的實際，制定本建設規(guī)劃。

二、全省檔案信息化建設現(xiàn)狀

“九五”以來，海南省檔案局（館）就開始了檔案管理現(xiàn)代化建設的探索與開拓，尤其是近幾年來，我們以檔案信息化帶動檔案管理現(xiàn)代化，著眼檔案信息化建設全局，突出重點，加強引導，積極推進全省檔案信息化建設進程，努力使檔案信息化與全省信息化建設協(xié)調(diào)發(fā)展，取得了一定成就。目前，省檔案局(館)初步建成了“三網(wǎng)一庫一站”，“三網(wǎng)”即建成了90個信息點的局域網(wǎng)，按照物理隔離的要求，分別聯(lián)通了黨政專網(wǎng)、公眾信息網(wǎng)；“一庫”即建立了檔案基礎數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有檔案目錄數(shù)據(jù)80多萬條；“一站”即開通了海南省檔案信息網(wǎng)站——“瓊蘭閣”，為檔案政務處理、檔案宣傳和實現(xiàn)檔案信息資源社會共享提供了新的陣地。各市縣檔案局(館)結合實際，加強了對信息化工作的規(guī)劃、領導和投入，市、縣檔案局(館)都開通了檔案網(wǎng)站。縣級以上機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案機構計算機擁有率、檔案管理軟件普及率有了明顯提高。

㈠檔案信息資源情況。

全省現(xiàn)有各級各類檔案館29個（其中：國家綜合檔案館19個，專門檔案館1個，部門檔案館4個，企業(yè)檔案館2個，科技事業(yè)單位檔案館3個），館藏1733個全宗，36.08萬卷檔案，音像檔案974盤，照片檔案5.27萬張,電子檔案264(盒、張）。通過開展檔案館達標升級活動，各檔案館館藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過規(guī)范化整理，編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引、專題卡片等各種檢索工具。已錄入計算機的檔案案卷目錄有12萬多條，文件級目錄近150萬條，約占館藏檔案著錄任務總量的15%。

省屬機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案室156個，室藏31.11萬卷檔案，音像檔案31626盤，照片檔案2.95萬張,電子檔案1318(盒、張）。各單位已普遍使用計算機編輯、打印文件，每年有大量的電子文件在計算機中產(chǎn)生，而這些已經(jīng)存儲在磁盤上的電子文件，經(jīng)簽發(fā)打印成正式的紙質(zhì)文件后，多數(shù)未能妥善保存，有的雖有保存，但缺乏統(tǒng)一管理，造成人力、財力和信息資源的浪費。據(jù)調(diào)查，在省直單位中，有近10%的單位實現(xiàn)了辦公自動化，文件歸檔采取電子文件與紙質(zhì)文件并存的方式；有少量單位在紙質(zhì)文件歸檔的同時開始收集電子文件，大多數(shù)單位尚未開始這項工作。

市縣屬機關、企事業(yè)檔案室2300多個，室藏檔案約60萬卷。除極少數(shù)單位外，絕大多數(shù)單位尚未開展計算機管理檔案。

㈡基礎設施建設情況。

目前，全省各級綜合檔案館擁有計算機145臺，服務器7臺，復印機29臺,中央空調(diào)3套、分體空調(diào)機109臺，去濕機42臺，消毒設備9臺。海南省檔案館九十年代中期建設了一個完整的局域網(wǎng)，全局接入點90個。由于服務器購買較早（1996年），配置低、性能差，根本無法滿足今天大型應用的需要，不能承載大型數(shù)據(jù)庫和海量業(yè)務數(shù)據(jù)，更不能運行依賴于高性能服務器的網(wǎng)絡應用。安全防護設施幾乎沒有，檔案數(shù)據(jù)保密方面的問題非常突出。

市縣級檔案館硬件建設較差，各級政府對檔案信息化建設的重要性認識不足，對檔案信息化建設經(jīng)費投入過少，檔案信息化建設沒有納入本地、本部門信息化發(fā)展規(guī)劃和檔案事業(yè)發(fā)展計劃，政府信息化建設規(guī)劃未有檔案信息化建設成分。除海口、儋州、澄邁等少數(shù)幾個市縣外，大多數(shù)市縣都僅配置一臺計算機，而且檔次很低。有5個市縣檔案館沒有復印機、去濕機、空調(diào)機等設備。18個市縣檔案館中，僅有3臺消毒設備。

省屬廳局單位檔案室設備配置情況相對較好，省屬機關、企業(yè)事業(yè)檔案室擁有電子計算機167臺，服務器17臺，復印機60臺，分體空調(diào)機171臺，去濕機95臺，消毒設備為零。檔案管理被評為省一級的單位全部實現(xiàn)計算機管理檔案目錄。部分單位檔案部門的計算機與單位的辦公或業(yè)務計算機網(wǎng)絡連接，個別單位檔案部門已經(jīng)實現(xiàn)了文件、檔案管理自動化，做到了電子文件的實時歸檔，即時提供利用。

㈢人才隊伍情況。

從1998年開始，省檔案局開展計算機管理檔案操作技術知識培訓工作，全省大多數(shù)檔案局（館）的領導和業(yè)務骨干受過培訓。通過培訓，各級檔案干部對檔案信息化建設的認識不斷提高，計算機知識不斷豐富。

據(jù)統(tǒng)計，目前全省各級各類檔案館中，專職人員257人，具有大學本科以上學歷的有79人，占31.73%，中專以下人員67人，占26.07%。省屬機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案室中，專職人員115人，大學本科以上30人，占26.08%；中專以下人員22人，占19.13%。

全省共有研究館員1人、副研究館員7人，僅占全省各級各類檔案館中專職人員的3.11%；館員26人，占10.12%；助理館員以下初級職務73人，占28.40%。中級以上專業(yè)技術職務人員大部集中在檔案局(館)，省屬機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案室不足20人。計算機專業(yè)本科以上畢業(yè)的專業(yè)人才廖若晨星，現(xiàn)職檔案人員中熟悉計算機操作的仍不多，尤其是既懂檔案業(yè)務、又懂計算機技術的復合型人才更少。部分市縣檔案部門由于沒有人才，現(xiàn)有設備的潛能沒有得到充分發(fā)揮。

㈣標準、規(guī)范建設情況。

海南省檔案局在長期的檔案工作中，按國家檔案局統(tǒng)一的國家標準、行業(yè)標準的要求開展檔案工作，在嚴格執(zhí)行的基礎上，還根據(jù)自身需要，制定、完善和形成了一整套地方檔案工作標準，很好地規(guī)范和保證了全省檔案工作的開展。特別是近兩年來，根據(jù)檔案信息化建設發(fā)展的形勢需要，省檔案局先后制訂了《海南省檔案信息化建設實施意見》，并與省信息產(chǎn)業(yè)局聯(lián)合轉發(fā)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894—2002），對全省電子文件歸檔管理提出了具體標準和要求�，F(xiàn)在又在抓緊制定《海南省電子公文歸檔管理暫行辦法》、《海南省機關數(shù)字化檔案室建設標準》、《海南省機關檔案數(shù)字化規(guī)程》等規(guī)范性文件。但從總體上看，這些規(guī)范、標準仍偏重于檔案業(yè)務本身，在檔案信息化方面的標準制定上則存在很大不足，使檔案業(yè)務和信息化之間產(chǎn)生脫節(jié)，影響了檔案信息化建設的發(fā)展。

三、全省檔案信息化建設目標

堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設、安全保密的原則，加快我省檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設，建設數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務，加快檔案信息化標準體系、安全保障體系和人才隊伍建設。以政務外網(wǎng)建設為基礎，加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，檔案信息利用服務網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，信息管理法制化。2010年以前要達到以下目標：

㈠各級國家綜合檔案館和專業(yè)（部門）檔案館，全面完成檔案基礎目錄數(shù)據(jù)庫建設，在此基礎上構建全省檔案目錄中心；

㈡依托海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺，建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標準規(guī)范體系，設立為各級黨政機關服務的文檔數(shù)據(jù)中心，使文檔數(shù)據(jù)中心成為本級黨委、政府信息資源庫的重要組成部分。近期內(nèi)首先在海南黨政內(nèi)網(wǎng)上構建海南省電子公文歸檔管理系統(tǒng)，為省直機關各用戶提供電子文件的歸檔、查詢、利用等服務，實現(xiàn)電子文件信息的資源共享。�？谑袡n案局也應在近兩年內(nèi)在市黨政網(wǎng)上建立“�？谑须娮庸�文歸檔管理系統(tǒng)”；

㈢對現(xiàn)有各級檔案網(wǎng)站進行改造升級，市縣檔案館主頁全部實行獨立域名管理,并上載開放檔案目錄及現(xiàn)行公開文件,全面提升全省檔案工作信息網(wǎng)絡的質(zhì)量和水平；

㈣在我省電子政務平臺上構建文檔一體化管理系統(tǒng)，建立各種載體檔案和相關電子檔案同步的接收平臺；

㈤在海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡及海南省政府門戶網(wǎng)站的統(tǒng)一平臺下進行“三網(wǎng)一庫”（內(nèi)部局域網(wǎng)、行業(yè)廣域網(wǎng)、社會公眾網(wǎng)、檔案數(shù)據(jù)庫）建設，基本建成海南省數(shù)字檔案館和�？谑袛�(shù)字檔案館，使社會公眾獲得“一站式”的已公開的現(xiàn)行文件和開放檔案查詢、利用服務。

內(nèi)部局域網(wǎng)，主要是局（館）機關內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)和館藏檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部公文、信息、會務、督查及檔案采集、整理、管理、鑒定、檢索、編研、利用、數(shù)字化等主要業(yè)務網(wǎng)上辦理，為最終實現(xiàn)“數(shù)字檔案館”鋪設道路。

行業(yè)廣域網(wǎng)，就是依托省政府電子政務網(wǎng)建設工程，建立為全省各級黨政機關服務及與全省各市縣檔案局（館）聯(lián)網(wǎng)的全省檔案信息資源專網(wǎng)，實現(xiàn)省直機關內(nèi)部網(wǎng)間網(wǎng)的橫向互聯(lián)和信息共享，同時與各市縣檔案館、檔案室之間縱向的政務信息傳遞、數(shù)據(jù)傳輸和資源共享等。

社會公眾網(wǎng)，就是依托各級公眾信息網(wǎng)，建立面向社會、服務公眾的局（館）省級檔案門戶網(wǎng)站，在網(wǎng)上發(fā)布公共信息和檔案信息，力求在解決網(wǎng)絡安全和保密問題的基礎上，在互聯(lián)網(wǎng)和系統(tǒng)專業(yè)網(wǎng)上進行館藏開放檔案目錄和現(xiàn)行公開文件的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務，逐步提高檔案信息化程度，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為各級政府和社會公眾提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務及對全省檔案信息網(wǎng)絡實行統(tǒng)一管理。

檔案數(shù)據(jù)庫建設，就是嚴格按照國家制定的最新標準規(guī)范和數(shù)據(jù)格式，建設一批檔案信息資源數(shù)據(jù)庫群，如檔案目錄數(shù)據(jù)庫、原文信息數(shù)據(jù)庫、典藉史料數(shù)據(jù)庫、各種多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等，為各級領導科學決策、為改革開放和現(xiàn)代化建設、為滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)文化需要提供全面、及時、有效的服務。

四、全省檔案信息化建設任務

㈠進一步加強檔案信息化基礎設施建設

⒈提高應用計算機管理檔案的普及率。到2006年底，海南省各級各類檔案館都要普遍運用計算機管理檔案。到2010年底，省級機關檔案部門的計算機普及率要達到100%，市級機關要達到80%，縣級機關要達到60%。

⒉建設和完善計算機局域網(wǎng)。目前，海南省檔案館和海口市檔案館已建成局域網(wǎng)。到2005年底，三亞、儋州兩市檔案局(館)建成內(nèi)部局域網(wǎng)，其他市縣檔案局(館)爭取在2007年底以前建成內(nèi)部局域網(wǎng)。有條件的專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)事業(yè)單位檔案館也應積極建設內(nèi)部局域網(wǎng)。

⒊接入黨政網(wǎng)平臺。各級檔案部門要積極參與當?shù)仉娮诱�務建設，檔案部門的局域網(wǎng)要按規(guī)定要求接入市、縣黨政專網(wǎng)，并通過海南省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺和省檔案館互聯(lián)互通，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

⒋逐步添置檔案數(shù)字化設備和軟件。各級檔案館和單位檔案部門應當購置掃描儀、音視頻數(shù)字轉換設備、檔案管理軟件等，適應檔案數(shù)字化實際需要。

⒌提高檔案工作的智能化管理水平。各級檔案局(館)應當加強對庫房溫濕度監(jiān)測與控制系統(tǒng)，防火、防盜報警系統(tǒng)等信息化改造，提高檔案保護、技術裝備的自動化程度。

㈡全力開展檔案基礎數(shù)據(jù)庫建設。

⒈加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。到2007年底，全省各級各類檔案館都要建立館藏全部檔案的案卷級機讀目錄數(shù)據(jù)庫和文件級機讀目錄數(shù)據(jù)庫,在此基礎上構建全省檔案目錄中心。市檔案館每年錄入條目不少于10萬條，縣檔案館每年錄入條目不少于5萬條。從2005年起，各級國家綜合檔案館在接收檔案進館時，應同時接收符合要求的機讀目錄，沒有機讀目錄的檔案應補齊著錄條目，否則不予接收進館。

⒉開展檔案全文數(shù)字化工作，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。在條件允許的情況下，各級檔案館和機關單位檔案室要有步驟地開展紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化工作，制定館(室)藏檔案數(shù)字化計劃，安排適當投入，逐步開展重要檔案的數(shù)字化工作，建立符合質(zhì)量標準的檔案全文數(shù)據(jù)庫。

⒊穩(wěn)步推進檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設。對錄音、錄像、照片檔案進行數(shù)字化，建立一定規(guī)模的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2005年底，省檔案館完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案數(shù)字化，分別建立語音、視頻和靜態(tài)圖像數(shù)據(jù)庫，并開展多媒體檔案數(shù)字化相關技術研究，爭取成為全省多媒體檔案數(shù)字化示范基地。有條件的市縣檔案館、專門檔案館、部門檔案館以及機關單位檔案室也應當盡快開展多媒體檔案數(shù)字化工作，積極建設多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。至2007年底，各市縣檔案館都必須完成館藏全部照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化任務。

㈢籌劃建設省、市數(shù)字檔案館。海南省檔案局要根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》的安排，在2005年內(nèi)提出《海南省數(shù)字檔案館建設技術方案》，爭取納入次年的省級信息化建設計劃項目予以實施，逐年完成。�？谑袛�(shù)字檔案館的建設工程也要同時啟動，力爭早日完成。主要工作任務有：

⒈基礎設施建設方面，抓四個平臺建設：

⑴數(shù)字檔案信息傳輸平臺建設。網(wǎng)絡傳輸平臺主要由局域網(wǎng)絡、黨政內(nèi)網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)絡三個平臺組成。局域網(wǎng)絡平臺，承擔數(shù)字檔案館內(nèi)部數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)利用等主要業(yè)務工作。黨政網(wǎng)絡平臺，連接各市縣委、政府計算機中心，實現(xiàn)市縣檔案館與進館單位檔案室網(wǎng)絡連接，通過省黨政內(nèi)網(wǎng)的光纖主干線路將全省檔案網(wǎng)絡連成一個整體。市、縣檔案館必須與本地信息部門配合，使檔案館的布點工作順利完成。國際互聯(lián)網(wǎng)絡平臺，是數(shù)字檔案館連接國際互聯(lián)網(wǎng)的外部網(wǎng)絡平臺，承擔檔案信息發(fā)布、檔案信息在線利用等工作。

⑵數(shù)字檔案信息采集平臺建設。主要建設電子目錄采集平臺，全文數(shù)據(jù)采集平臺等，承擔數(shù)字檔案信息的日常采集工作。目錄采集平臺主要承擔館藏各種檔案資料目錄數(shù)據(jù)的采集，進館單位數(shù)據(jù)采集等工作。全文數(shù)據(jù)采集平臺主要包括館藏紙質(zhì)檔案采集、電子檔案數(shù)據(jù)采集、照片檔案采集、多媒體檔案采集、資料信息采集等平臺。

⑶數(shù)字檔案信息存儲管理平臺建設。存儲管理平臺主要包括館內(nèi)數(shù)據(jù)存儲管理服務器、全文存儲管理服務器、磁帶備份系統(tǒng)等設備，承擔數(shù)字檔案信息的存儲管理和信息發(fā)布工作。

⑷數(shù)字檔案信息應用平臺建設。一是館內(nèi)應用平臺建設，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的查閱利用、編輯研究等功能。二是國際互聯(lián)網(wǎng)檔案信息發(fā)布和在線利用平臺建設，即檔案網(wǎng)站建設，提升現(xiàn)有檔案網(wǎng)站的功能和質(zhì)量。三是政府網(wǎng)絡信息服務平臺建設，主要用于接收電子政務產(chǎn)生的電子公文數(shù)據(jù)，接收通過機關檔案管理系統(tǒng)整理完畢的電子檔案數(shù)據(jù)，開展檔案信息發(fā)布，檔案信息在線利用工作。

⒉檔案信息數(shù)據(jù)庫建設方面，抓三個類型的數(shù)據(jù)庫建設：

⑴檔案目錄數(shù)據(jù)庫：該數(shù)據(jù)庫主要存儲著錄標引產(chǎn)生的以二維數(shù)據(jù)表方式存放的檔案二次文獻，主要包括檔案資料案卷級、文件級目錄。數(shù)字檔案館目錄數(shù)據(jù)庫主要數(shù)據(jù)來源包括館藏檔案資料目錄數(shù)據(jù)，各進館單位檔案目錄數(shù)據(jù)。

⑵全文數(shù)據(jù)庫：主要包括紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化形成的圖像、文本數(shù)據(jù)，移交進館的電子檔案數(shù)據(jù)，重要資料信息數(shù)據(jù)。

⑶多媒體檔案信息數(shù)據(jù)庫：主要包括照片檔案數(shù)字化形成的圖像數(shù)據(jù)，館藏錄音帶、錄像帶數(shù)字化后形成的多媒體信息。

㈣加強電子文件歸檔與管理

⒈加強電子文件歸檔管理的標準規(guī)范的貫徹實施工作。各級檔案部門要組織宣傳、貫徹國標《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894—2002）和國家檔案局6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》。各級機關、團體和企事業(yè)單位檔案部門要按照規(guī)范化要求，開展電子文件收集、歸檔工作，加強分類指導，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣得到科學保管和有效利用。

⒉開展黨政機關電子文件歸檔管理的試點。按照文檔一體化原則、紙質(zhì)文件與電子文件并存的原則、確保網(wǎng)絡安全的原則，以及機關檔案信息化與電子政務和辦公自動化同步發(fā)展的要求，2005—2006年，在三個以上省直機關、五個以上市直機關進行電子文件歸檔及管理試點。至2010年底止，有20%的省直機關建成數(shù)字化檔案室。

⒊繼續(xù)進行《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》研發(fā)，爭取在2005年底前完成軟件定型并予以推廣，以滿足機關辦公自動化對文檔一體化管理的需求。

⒋抓緊構建省級電子公文歸檔管理系統(tǒng)。省檔案局(館)利用省黨政綜合信息網(wǎng)絡平臺開展電子公文歸檔管理系統(tǒng)的建設，在2005年初，進行有關調(diào)研、設計概念模型、制訂政策框架、設置與發(fā)布電子文件標準，建立保證電子文件真實性，可靠性，準確性的有效工作機制，實現(xiàn)政務信息共享，為黨委、政府和社會各界利用電子文件提供有效服務。對電子文件海量存貯與安全保管技術進行研究，使得在電子政務和辦公自動化環(huán)境中產(chǎn)生的大量電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。至2005年底，初步建成省電子公文歸檔管理系統(tǒng)。

㈤加強檔案管理應用系統(tǒng)建設

⒈繼續(xù)推廣先進、實用的檔案管理軟件。按照“相對統(tǒng)一、標準通用”的原則要求，在全省推廣應用《瓊蘭檔案管理系統(tǒng)》、《瓊蘭電子文件歸檔與管理系統(tǒng)》等檔案管理軟件。

⒉建立文檔一體化的信息管理體系。各級檔案局(館)、機關、企業(yè)事業(yè)單位檔案機構要積極參與本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位的辦公自動化應用系統(tǒng)建設，對文檔一體化應用項目提出需求分析和設計要求，做好文檔管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的銜接。實現(xiàn)檔案計算機管理系統(tǒng)與辦公自動化管理系統(tǒng)的融合。

⒊加強檔案網(wǎng)站建設。各級檔案局(館)要積極參與當?shù)仉娮诱�務和政府上網(wǎng)工程。各市縣檔案局(館)均應對現(xiàn)有檔案公眾網(wǎng)站（主頁）不斷地加以完善和更新，尚未獲得獨立域名的市縣應在2006年底以前辦理獨立域名，自主進行管理，并且要有計劃地上載開放檔案目錄以及已公開的文件、檔案全文信息，為社會公眾提供更多的文檔信息服務。

省檔案局(館)于1999年開通公眾網(wǎng)站——“瓊蘭閣”后，在2004年又開通了黨政網(wǎng)站，并將館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫上載。有條件的市、縣也應積極開通黨政網(wǎng)站，為機關工作提供更多更好的服務。各專業(yè)、部門、企事業(yè)檔案館和專業(yè)主管部門建立的檔案網(wǎng)站，要與海南省檔案館網(wǎng)站相鏈接。

充分利用和發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、公開政務信息、開展檔案信息服務的窗口。要將海南省檔案網(wǎng)站——“瓊蘭閣”建設成具有海南特點，檔案特色，較高水平的門戶網(wǎng)站，為社會提供全方位，多層次，高效率的檔案信息服務。

㈥抓緊檔案信息化標準和規(guī)范建設

⒈加快推進檔案信息化法制建設。按照《中華人民共和國檔案法》及《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令），加快研究和制訂我省電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設與管理等方面的行政規(guī)章，形成有效的激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

⒉完善檔案信息化標準體系。各級檔案部門都要學習、宣傳與貫徹國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規(guī)范；省檔案局結合全省的檔案信息化建設，制定和完善海南省地方性標準規(guī)范和實施辦法。在今后幾年，要根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，優(yōu)先制訂本地區(qū)電子文件歸檔及檔案信息采集、交換、整合和安全管理等方面的技術標準，建立檔案信息化標準體系。

“十一五”期間，急需制定的海南省檔案信息化建設的地方標準有：

⑴《電子文件歸檔與管理細則》（地方標準）

⑵《各類檔案數(shù)據(jù)庫結構標準》（地方標準）

⑶《檔案數(shù)據(jù)交換格式》（地方標準）

⑷《網(wǎng)站資源歸檔與管理規(guī)范》（地方標準）

⑸《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（地方標準）

⑹《照片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（地方標準）

⑺《錄音檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（地方標準）

⑻《錄像檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（地方標準）

⑼《數(shù)字檔案館設計與建設規(guī)范》（行業(yè)標準）

⑽《檔案管理網(wǎng)絡安全標準》（行業(yè)標準）

⑾《檔案文件開放控制辦法》（行業(yè)標準）

⑿《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標準）

⒀《多媒體信息采集操作規(guī)程》（行業(yè)標準）

五、全省檔案信息化建設的保障措施

在信息化時代，檔案信息將日益成為經(jīng)濟與社會發(fā)展不可缺少的重要組成部分，盡管擁有越來越現(xiàn)代化的手段，所處的技術環(huán)境也發(fā)生了巨大的`變化，但面臨的仍將是艱苦的工作，如檔案信息資源的組織、整理、加工與建庫等，在網(wǎng)絡化、一體化過程中，還將會涉及資金、保密和知識產(chǎn)權保護、標準化、數(shù)據(jù)安全等問題。因此，實現(xiàn)檔案信息化需要強有力的保障措施。

㈠加大檔案信息化建設的宣傳力度。通過多種渠道，提高社會檔案意識和檔案工作者的信息化意識，正視信息化給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)和壓力，加深對“實施信息化帶動策略”的理解。各級檔案局（館）要把檔案信息化建設作為檔案業(yè)務工作的一項重要內(nèi)容來抓，融于業(yè)務監(jiān)督指導、目標管理、執(zhí)法檢查等活動之中。

㈡納入發(fā)展規(guī)劃，提供經(jīng)費保障。各級檔案部門應圍繞“三網(wǎng)一庫一站”和電子文件管理申報項目，積極爭取將檔案信息化納入本地區(qū)、本部門、本單位信息化建設總格局。檔案信息化要納入檔案事業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃，爭取財政投入并保持適當增長比例。

1．要根據(jù)國民經(jīng)濟增長幅度，加大對檔案信息化建設資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設資金不足、供需矛盾突出的問題。

2．認真做好檔案信息化建設的立項工作，財政部門要給予必要的支持，將檔案信息化建設所需經(jīng)費納入本級財政經(jīng)費預算。

3．加強對檔案信息化建設資金的統(tǒng)籌合理使用，引入信息化工程監(jiān)理機制，加強相關項目的前期研究和可行性論證。

㈢加強檔案信息安全保障體系建設。

各級檔案部門在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

⒈全省各級檔案部門要嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《計算機信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等相關法規(guī)，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，制訂完善的信息安全應急預案，加強對系統(tǒng)管理員、信息安全員的培養(yǎng)、使用和考核，確保檔案信息系統(tǒng)安全。

⒉分類采取必要的安全防范措施，加強對計算機、網(wǎng)絡硬件設備和軟件系統(tǒng)的管理。抓緊構建省館局域網(wǎng)絡安全保障系統(tǒng)，在2005年內(nèi)要確保完成省館局域網(wǎng)絡防火墻建設，使之成為全省檔案部門信息安全保障體系建設的示范工程。

⒊加強數(shù)據(jù)庫管理，采取脫機備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)安全。

⒋加強檔案網(wǎng)上利用的身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡傳輸和利用的安全。所有上網(wǎng)信息的發(fā)布都必須按規(guī)定程序和要求進行審查。

⒌開展信息安全和信息法制教育，提高全員的信息安全意識，防范、打擊計算機與網(wǎng)絡犯罪。

㈣優(yōu)化專業(yè)結構，抓好隊伍建設。

檔案工作向前發(fā)展的趨勢，對檔案工作人員的專業(yè)結構提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護人員，計算機軟件、硬件人才，網(wǎng)絡環(huán)境創(chuàng)建與運行維護人員，信息服務人員等；另一方面，信息技術的突飛猛進帶動了整個社會和技術的進步，使檔案工作中的新問題、新技術層出不窮，因而對檔案工作人員自身知識的補充與更新的提出了更高的要求。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的知識的補充和更新的速度。面對人員需求上的這一變化：一是檔案人員必須不斷更新知識結構才能適應形勢的發(fā)展，對在職人員可進行在職培訓或出去深造等各種形式的再教育，特別是各級檔案局（館）的領導和業(yè)務骨干必須接受有關計算機、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術、信息管理、現(xiàn)代管理技術等知識的培訓，以適應新技術發(fā)展的需要。其次，單一的人員結構已不能滿足檔案工作現(xiàn)代化的需要，檔案管理不僅需要檔案專業(yè)人員，同時還需要信息技術、計算機、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡技術等方面的專業(yè)人員。因此，應注意引進這些方面的人才，優(yōu)化人員結構，建立復合型多層次的專業(yè)隊伍，以適應檔案工作現(xiàn)代化的需要。各市、縣檔案局（館）在近年內(nèi)，要至少配備一名具有�？埔陨蠈W歷的計算機專業(yè)人才，并對他們進行檔案專業(yè)知識培訓，使之成為檔案、計算機復合型人才。

㈤加強與檔案信息化相關的政策法規(guī)標準體系的建設。

檔案信息化的應用和發(fā)展離不開政策法規(guī)標準體系的支持，要逐步研究和完善發(fā)展相關政策法規(guī)標準，如信息技術人才政策、行業(yè)信息應用軟件開發(fā)和技術服務等方面的政策標準。

隨著我國社會主義法制逐步健全，信息化建設必將在政策法規(guī)的框架下進行，因此要深入學習研究電子政務、電子商務、信息交換、政務公開、信息資源保護、企業(yè)信息化、信息產(chǎn)業(yè)、信息安全保密、知識信息產(chǎn)權、信息市場管理、信息產(chǎn)品價格政策等方面的法律、法規(guī)。在學習研究國家有關政策法律、法規(guī)的基礎上，研究建立我省檔案信息化發(fā)展的政策法律、法規(guī)體系，形成推動我省檔案信息化工作的法制環(huán)境的保障體系。

加強檔案信息化發(fā)展軟科學課題研究，提高信息化建設決策水平。發(fā)揮有關學會、協(xié)會、機關、團體的作用，請一批專家、顧問和有專長、有經(jīng)驗的科技人員深入研究檔案信息化發(fā)展的思路、模式、體制、機制和法制，以及系統(tǒng)安全等方面的問題。

㈥加強對檔案信息化建設領導、指導、檢查與督促。

加強檔案信息化建設是當前和今后一個時期檔案部門的重點工作，各級檔案部門要充分認識檔案信息化建設在電子政務建設中的地位和作用，自覺把檔案部門的信息化工作與黨委、政府的辦公自動化結合起來。積極爭取領導的重視和信息部門的支持。各地領導和信息部門要把檔案的信息化工作作為政務信息化建設的重要組成部分，加強領導、統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展。

各級檔案局(館)要建立信息化建設領導機構或明確分管領導，落實專門機構或專人負責檔案信息化建設工作。加強與各單位的信息交流與溝通，及時了解各單位檔案數(shù)字化和電子文件歸檔情況，做到心中有數(shù)，做好分類指導。同時，要將檔案信息化建設納入到檔案執(zhí)法檢查、檔案年檢、檔案工作評估、檔案目標管理的考核內(nèi)容中去，經(jīng)常進行評估與檢查。

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